ERP-Auswahl Checkliste — die 40 Fragen vor der Entscheidung.

Ebene 1 · Unternehmen & Projektrahmen

Bevor Prozesse im Detail angeschaut werden, muss der Rahmen klar sein. In dieser Ebene wird oft am schnellsten getrübt, weil sie zu einfach klingt.

• Wie viele Gesellschaften sind im Scope – und wie viele davon mit eigener Buchhaltungsrealität?
• Welche Länder sind relevant, welche davon mit lokalen steuerlichen Anforderungen (z. B. USt-Besonderheiten, eInvoicing-Regeln)?
• Welche Geschäftsmodelle sind abzubilden (Handel, Produktion, Dienstleistung, Projekte, Service, Abo)?
• Welche Sprachen, Währungen und Konsolidierungsanforderungen bestehen?
• Was ist nicht im Scope (bewusst abgegrenzt, um das Projekt handhabbar zu halten)?
• Welchem Zielbild dient die ERP-Ablösung: Kostenreduktion, Wachstumsermöglichung, Compliance, Harmonisierung, Systemalter?
• Gibt es einen harten Stichtag (Wartungsende Altsystem, M&A-Vorgabe, Carve-out)?

Ebene 2 · Prozesse & Fachbereiche

Hier entsteht die eigentliche Entscheidungsgrundlage. Systeme unterscheiden sich weit stärker in der Prozess­tragfähigkeit als in Hochglanz-Feature-Listen.

• Welche Kernprozesse sind tragend (Finance, Controlling, Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion, Service)?
• Welche Prozess-Varianten sind typisch – und wie viele Ausnahmen existieren pro Prozess?
• Wie tief ist die Integration zu CRM, E-Commerce, MES, DMS, Reporting?
• Gibt es kritische Branchenanforderungen (Chargen, Seriennummern, Regulierung, GMP, Projektgeschäft)?
• Welche Fachbereiche müssen am Auswahlprozess mitwirken – und sind sie eingeplant?
• Welche Prozesse sollen sich ändern (anders werden), welche nur migrieren (gleich bleiben)?

Ebene 3 · Technik & Integration

Technische Fragen sind oft die am schwersten zu antworten, weil sie quer zur Aufbauorganisation liegen. Sie werden aber in der Implementierung zu Risikopunkten, wenn sie vorher offen bleiben.

• Bereitstellungsmodell: Cloud-only, Hybrid oder private Cloud/On-Prem – und auf welcher Basis?
• Welche bestehenden Systeme müssen angebunden bleiben (CRM, BI, Lohn, Zeitwirtschaft, Dokumentenmanagement)?
• Welche Schnittstellen sind tragend (EDI, PLM, Portal, Bank, Steuer)?
• Identity & Access: wird ein einheitliches IdP-Modell benötigt (SSO, SCIM)?
• Datenmigration: welche Stammdaten und welche Bewegungsdatenhistorie müssen übernommen werden?
• Wie sieht das Zielbild für Reporting und Datenmodell aus (ERP-intern vs. externes BI)?
• Welche Compliance-/Security-Vorgaben gelten (DSGVO, GoBD, ISO 27001, Branchenvorgaben)?

Ebene 4 · Projekt, Governance & Budget

Diese Ebene wird zu häufig zuletzt betrachtet – obwohl hier die Umsetzbarkeit entschieden wird.

• Wer ist Auftraggeber und Entscheider (GF, CFO, CIO, Beirat)?
• Gibt es eine benannte interne Projektleitung mit ausreichender Kapazität?
• Welches Gesamtbudget steht real zur Verfügung – inklusive interner Aufwände?
• Welcher Zeithorizont ist realistisch (12, 18, 24 Monate; mehrstufiger Rollout?)
• Welche Stakeholder müssen mitgenommen werden, um Tragfähigkeit zu sichern?
• Was ist die Fallback-Option, falls sich ein favorisierter Anbieter als untauglich erweist?
• Welche Vertragsform ist vorgesehen (Festpreis, T&M, Hybrid, Festpreis-Phasen mit T&M-Optionen)?

Rote Flaggen im ERP-Projekt

Wenn mehr als zwei der folgenden Punkte zutreffen, ist ein strukturierter Fit-Check oder eine Auswahlberatung sinnvoll, bevor Anbieter angesprochen werden.

• „Wir haben schon mal angefangen, aber niemand ist mehr Vollzeit dran.“
• Interne Erwartungshaltung = „muss alles können, aber im Standard“.
• Budget ist nicht durchgerechnet, nur als Obergrenze gesetzt.
• Fachbereiche sind noch nicht benannt oder „werden später hinzukommen“.
• Die Anbieterauswahl entsteht aus Einzelbeziehungen, nicht aus Kriterien.
• Es gibt keinen schriftlichen Scope, nur einen „Wunschkatalog“.

Häufige Fragen zur ERP-Auswahl

Wie lange dauert eine seriöse ERP-Auswahl?

Für den Mittelstand liegen realistische Auswahlprozesse zwischen drei und neun Monaten. Zu kurze Prozesse überspringen die Anforderungsaufnahme, zu lange verlieren die Fachbereiche. Eine klare Phasierung — Scope, Lastenheft, Longlist, Shortlist, Proof-of-Concept, Entscheidung — hält das Projekt in Takt.

Wie viele Anbieter gehören in die Shortlist?

Zwei bis drei. Mehr als drei Anbieter ernsthaft vergleichen zu wollen, überfordert interne Ressourcen und verwässert die Entscheidungsqualität. Der Weg von einer Longlist mit 8–12 Anbietern zu einer Shortlist mit 2–3 ist deshalb das entscheidende Zwischenstadium.

Brauche ich zwingend ein Lastenheft?

Im Mittelstand hat sich eine leichtere Form bewährt: eine strukturierte Anforderungsliste mit Prozesslandkarte, Muss-Kriterien und Kann-Kriterien. Ob das „Lastenheft" heißt oder anders — entscheidend ist, dass Anbieter auf derselben Grundlage rechnen und man die Angebote vergleichen kann.

Was ist der Unterschied zwischen Muss- und Kann-Kriterien?

Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien: Wer sie nicht erfüllt, fliegt aus der Auswahl. Kann-Kriterien bewerten Systeme differenzierend. Die Trennung ist wichtig, weil ohne sie viele Projekte an Zweitrang-Themen scheitern — und Muss-Kriterien plötzlich verhandelbar werden.

Sollte die Geschäftsführung in jedem Auswahltermin dabei sein?

Nein, aber an den Weichenstellungen: Scope-Freigabe, Shortlist-Entscheidung, Vertragsverhandlung. Zwischen diesen Punkten sollten Fachbereiche und Projektleitung operativ arbeiten können, ohne dass jede Detailfrage bis nach oben eskaliert wird.

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Hinweis: Diese Checkliste ersetzt keine Projektberatung. Sie soll interne Diskussionen strukturieren und vor einer Ausschreibung offene Punkte sichtbar machen.

Autor: Joerg H. Paul Schaefer · Stand: April 2026 · erp-check.info ist eine herstellerunabhängige Informationsplattform.